Bereits 2020 haben wir von einem Forscherkollegen erfahren, dass es möglich ist, die Standesamtsregister in den Standesämtern zu indexieren. Vorrausetzung ist, dass die Standesamtsregister als Archivgut zählen (Sperrfrist 110/80/30 Jahre) und in einem benutzbaren Zustand sind. Über die Archivsparte des Demminer Heimatverein haben wir schließlich im Juli 2020 einen Antrag an die Stadtverwaltung gestellt:

„Wir, der Demminer Heimatverein e.V., stellen hiermit einen Antrag auf Erfassung von Personenstandsregistereinträgen, welche außerhalb der Sperrfrist des PstG liegen. […] Wir beantragen, die Personenstandsregister, welche außerhalb der Sperrfrist des PstG liegen, zu erfassen und digitale Findlisten/Verkartungen zu erstellen. Die Erfassungen sollen anschließend auf unserer Vereinswebseite und in der Personendatenbank „Greif-X“ des Pommerscher Greif e.V. veröffentlicht werden. Zur Erfassung der Registereinträge ist eine Fotografie ohne Blitzlicht vorgesehen, damit die Registerbände geschont werden. […] Wir berücksichtigen alle personen- und datenschutzrechtliche Belange.“

Bereits kurze Zeit später erhielten wir die Antwort, dass eine Indexierung der Registereinträge möglich ist. Aufgrund einer personellen Umstrukturierung im Standesamt sollten wir jedoch noch etwas warten, bevor wir loslegen. Es vergingen einige Monate, da aufgrund der Coronasituation auch das Rathaus für einige Zeit geschlossen war.

Im Juni 2021, nachdem das Rathaus wieder geöffnet war, konnte ein Termin mit den Standesbeamten zur Besprechung und ersten Sichtung der Register wahrgenommen werden. Neben Demmin befinden sich dort auch weitere Standesamtsregister, wie zum Beispiel von den Standesämtern Beggerow, Sanzkow oder Verchen. Bis September 2021 wurden die ersten Register digitalisiert, als dann aufgrund der Corona-Situation das Rathaus wieder schließen musste. In den darauffolgenden Monaten wurden die Register erfasst und die Indexierung im 4-Augen-Prinzip geprüft und korrigiert.

Die Indexierung ist kein Einzelwerk, viele helfende Hände haben fleißig die Register erfasst, die Indexierung geprüft und korrigiert. Wir bedanken uns bei allen, welche bei der Indexierung geholfen haben!